Menentukan jumlah makanan adalah salah satu bagian paling penting saat menyiapkan acara. Jika porsinya terlalu sedikit, tamu bisa tidak kebagian. Sebaliknya, memesan terlalu banyak dapat membuat anggaran membengkak dan makanan tersisa.
Karena itu, jumlah pesanan sebaiknya tidak dihitung hanya berdasarkan perkiraan. Jenis acara, jumlah tamu, waktu pelaksanaan, cara penyajian, hingga keberadaan panitia perlu ikut diperhitungkan.
Berikut cara menghitung porsi catering untuk 20, 50, dan 100 orang yang bisa digunakan untuk acara keluarga, syukuran, ulang tahun, rapat kantor, arisan, pengajian, maupun kegiatan komunitas.
Rumus Dasar Menghitung Porsi Catering
Untuk nasi box, perhitungan paling sederhana adalah:
Jumlah pesanan = jumlah tamu yang diperkirakan hadir + panitia atau kru + porsi cadangan
Porsi cadangan dapat disesuaikan dengan kepastian jumlah tamu:
Tambahkan sekitar 5–10% jika daftar tamu sudah pasti.
Tambahkan sekitar 10–15% jika jumlah tamu masih bisa berubah.
Siapkan cadangan lebih banyak jika undangan bersifat terbuka atau tamu mungkin membawa pendamping.
Angka tersebut adalah titik awal praktis, bukan aturan mutlak. Diskusikan kembali dengan penyedia catering karena kebutuhan setiap acara bisa berbeda.
Tabel Estimasi Jumlah Pesanan
Perkiraan tamu
Cadangan 5%
Cadangan 10%
Cadangan 15%
20 orang
21 porsi
22 porsi
23 porsi
50 orang
53 porsi
55 porsi
58 porsi
100 orang
105 porsi
110 porsi
115 porsi
Jumlah pada tabel belum termasuk panitia, pembawa acara, fotografer, pengemudi, petugas keamanan, atau vendor lain yang juga perlu mendapat konsumsi.
Cara Menghitung Catering untuk 20 Orang
Acara berisi 20 orang biasanya berupa makan bersama keluarga, rapat kecil, arisan, ulang tahun sederhana, atau syukuran di rumah.
Jika seluruh tamu sudah memberikan konfirmasi, Anda dapat menyiapkan 21–22 porsi. Namun, bila ada kemungkinan tamu tambahan, pesanlah sekitar 23 porsi.
Contoh perhitungan:
Tamu: 20 orang
Panitia atau keluarga yang membantu: 2 orang
Cadangan: 2 porsi
Total pesanan: 24 porsi
Untuk kelompok kecil, nasi box merupakan pilihan praktis karena setiap orang memperoleh satu paket lengkap. Jika ingin suasana makan yang lebih akrab, tumpeng atau Paket Keroyokan juga dapat menjadi pilihan menarik untuk dinikmati bersama.
Cara Menghitung Catering untuk 50 Orang
Jumlah 50 tamu umum dijumpai pada acara kantor, pengajian, ulang tahun, syukuran, reuni kecil, dan pertemuan komunitas.
Jika menggunakan nasi box, mulailah dari satu box untuk setiap tamu. Tambahkan konsumsi untuk panitia dan cadangan sesuai kondisi acara.
Contoh perhitungan:
Tamu: 50 orang
Panitia dan kru: 5 orang
Cadangan: 5 porsi
Total pesanan: 60 porsi
Jika daftar hadir benar-benar pasti, jumlah cadangan dapat diperkecil. Namun, jangan lupa bahwa panitia biasanya makan sebelum atau sesudah tamu. Pisahkan jatah mereka sejak awal agar tidak ikut terambil saat pembagian konsumsi.
Cara Menghitung Catering untuk 100 Orang
Semakin banyak tamu, semakin penting mencatat jumlah konsumsi secara rapi. Untuk acara dengan 100 orang, buat daftar terpisah antara tamu, keluarga, panitia, dan vendor pendukung.
Contoh perhitungan:
Tamu: 100 orang
Keluarga dan panitia: 10 orang
Vendor atau kru pendukung: 5 orang
Cadangan: 10 porsi
Total pesanan: 125 porsi
Jika undangan terbuka dan tidak menggunakan konfirmasi kehadiran, mintalah bantuan vendor catering untuk menilai kebutuhan berdasarkan jenis acara dan pola kedatangan tamu.
Nasi Box atau Hidangan untuk Makan Bersama?
Cara menghitung porsi juga dipengaruhi oleh bentuk penyajian.
Nasi box
Nasi box paling mudah dihitung karena satu kotak disiapkan untuk satu orang. Pilihan ini cocok untuk rapat, seminar, pengajian, pembagian Jumat Berkah, atau acara yang membutuhkan konsumsi praktis.
Tumpeng
Saat memesan tumpeng, sampaikan jumlah orang dan fungsi tumpeng kepada penyedia catering. Tumpeng yang menjadi sajian utama tentu membutuhkan perhitungan berbeda dengan tumpeng simbolis yang hanya digunakan untuk prosesi potong tumpeng.
Paket makan bersama
Paket seperti Keroyokan Seafood, Gurami Terbang, atau Sego Ndeso cocok untuk keluarga dan kelompok yang ingin menikmati beberapa lauk bersama. Tanyakan kapasitas setiap paket sebelum menentukan jumlah pesanan.
Snack box
Untuk rapat atau acara singkat, satu snack box per peserta biasanya paling praktis. Tambahkan beberapa box untuk pembicara, panitia, tamu mendadak, atau konsumsi dalam perjalanan.
Enam Hal yang Memengaruhi Jumlah Porsi
1. Waktu acara
Acara yang berlangsung tepat pada jam makan siang atau malam biasanya membutuhkan makanan utama. Untuk acara pagi atau sore, snack box dapat disajikan sebagai pendamping atau konsumsi utama pada kegiatan singkat.
2. Durasi acara
Acara satu jam tentu berbeda dengan kegiatan sepanjang hari. Jika durasinya panjang, pertimbangkan kombinasi snack, makan utama, dan minuman.
3. Profil tamu
Perhatikan apakah tamu didominasi orang dewasa, anak-anak, atau lansia. Sampaikan informasi tersebut kepada vendor agar pilihan menu dan bentuk penyajiannya lebih sesuai.
4. Jumlah panitia dan vendor
Konsumsi untuk panitia, pengisi acara, fotografer, sopir, dan petugas lain sering terlupakan. Masukkan semuanya ke dalam daftar sebelum memesan.
5. Konfirmasi kehadiran
Mintalah tamu memberikan konfirmasi beberapa hari sebelum acara. Data tersebut membantu Anda mengurangi risiko kekurangan maupun kelebihan makanan.
6. Pantangan atau kebutuhan khusus
Tanyakan apakah ada tamu yang memiliki alergi, pantangan, atau membutuhkan menu tertentu. Beri label pada pesanan khusus agar tidak tertukar ketika dibagikan.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Memesan Catering
Beberapa kesalahan berikut terlihat kecil, tetapi dapat mengganggu kelancaran acara:
Memesan tepat sesuai jumlah undangan tanpa menyediakan cadangan.
Menganggap satu undangan selalu berarti satu orang.
Lupa menghitung keluarga, panitia, dan vendor pendukung.
Tidak memberi tahu vendor mengenai waktu dan durasi acara.
Memilih menu hanya berdasarkan selera pribadi tanpa mempertimbangkan tamu.
Baru memesan mendekati hari pelaksanaan sehingga pilihan menjadi terbatas.
Tips agar Pesanan Catering Lebih Tepat
Sebelum menghubungi catering, siapkan informasi berikut:
Tanggal dan waktu acara.
Lokasi pengiriman.
Perkiraan jumlah tamu.
Jumlah panitia dan kru.
Jenis konsumsi yang diinginkan.
Anggaran per orang atau total anggaran.
Permintaan khusus dan waktu makanan harus tiba.
Informasi yang lengkap membantu tim catering memberikan rekomendasi menu dan jumlah pesanan yang lebih sesuai.
Pesan Catering Acara di Surabaya bersama Bu Mimin
Masih bingung menentukan jumlah porsi untuk acara Anda? Bu Mimin Catering siap membantu menyiapkan pilihan konsumsi seperti nasi box, snack box, tumpeng, jajanan pasar, serta Paket Keroyokan untuk berbagai kebutuhan acara di Surabaya dan sekitarnya.
Sampaikan jenis acara, jumlah tamu, lokasi, dan waktu penyajian. Tim Bu Mimin akan membantu memberikan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Hubungi Bu Mimin Catering:
WhatsApp: 0819-3910-0800
WhatsApp: 0896-9590-9000
Website: bumimin.id
Instagram dan TikTok: @bumiminofficial
Produk snack dan cake: @bumimincakeofficial
Pesan lebih awal agar menu, jumlah porsi, serta jadwal pengiriman dapat dipersiapkan dengan baik.